Hitno i bitno? Organizovati vreme u 3 koraka + Besplatna šema

Satovi

Kratki rokovi i mnogobrojne obaveze često mogu da dovedu do frustracija, frustracije do stresa, a stres do pregorevanja (burn out). Srećom po sve nas koji nemamo vremeplov ili mašinu za (samo)kloniranje, postoje jednostavni alati koji nam mogu olakšati život i povećati produktivnost.

Satovi

 

Svakodnevno smo suočeni sa mnogobrojnim izazovima za početak samim time što živimo u ultrabrzom vremenu, što smo bombardovani informacijama (79% nas će proveriti svoj smartfon 15 minuta od trenutka kada se probudimo), a još ako imamo mnogo obaveza na poslu, studijama i privatnom životu, bukvalno se možemo osetiti preplavljeno, frustirano i na duge staze – pregorelo. Sigurno znate ono čuveno ne znam gde udaram. Znam da sam i ja svakako imao prilike da to doživim. Više puta.

Kao osoba koja mnogo stvari radi, na druženju sa mladima pod nazivom iStupi, koji je organizovao portal iSerbia.rs, imao sam letos priliku da govorim o tome šta sve zapravo može da stane u 24h i zašto je bitno da se “cimamo”, ali i dobro organizujemo.

Trenutno radim na dva startapa kao suosnivač, 90-180h za glavnog klijenta, uporedo na manjem projektu za jedan argentinski startap, prevodim prvu knjigu sa norveškog na srpski, učestvujem u pokretanju digitalne agencije fokusirane na Skandinaviju, čitam dve knjige, dovršavam fakultet, studiram uporedo i digital marketing planning na InternetAcademy, pokrećem ovaj blog, bavim se pokretanjem e-learning platforme u okviru organizacije Obrazovanje plus i uspevam da se odmorim, spavam, živim u srećnoj vezi i ne zapostavljam porodicu ni prijatelje :p Ovo mi ne polazi za rukom zato što sam supermen, i ne pišem ovaj post da ispadnem kul, želim da iskoristim priliku da podelim jednostavno oruđe koje može da se skapira za 5 minuta, a uštedi sate rada i mnogo živaca.

 

Stiven Kovej: Šema za upravljanje vremenom

Da li je sve i hitno i bitno?

 

Kako uspešno upravljati vremenom

 

Stiven Kovej je bio Američki biznismen, edukator i autor koji je najpoznatiji po knjigama Sedam navika visoko-efikasnih ljudi  i Prvo najbitnije stvari. Njegova Šema za upravljanje vremenom je vrlo jednostavna i praktična alatka koja svakome može pomoći da odredi prioritete i rasporedi vreme efikasnije.

Kako funkcioniše Šema za upravljanje vremenom?

 

 

Stiven Kovej: Šema za upravljanje vremenom
Šema za upravljanje vremenom Stivena Koveja se sastoji iz samo četiri polja, a izuzetno je efikasna

 

Šema za upravljanje vremenom Stivena Koveja se sastoji iz četiri kvadrata i to:

  1.  za važne i urgentne stvari (npr. hitni slučajevi, rokovi, krize)
  2. za važne stvari koje nisu urgentne (npr. planiranje, priprema, izgradnja odnosa)
  3. za nevažne i urgentne stvari (npr. kašnjenja, nekorisni sastanci, kada neko nije obavio svoj zadatak)
  4. za nevažne stvari koje nisu urgentne (npr. gubljenje vremena na društvenim mrežama, nebitni mejlovi)

Šta je naš glavni problem u situacijama sa mnogo obaveza? 

U situacijama kada smo pretrpani obavezama, ne promislimo racionalno, i onda sve obaveze posmatramo u istom kontekstu što može da bude jako loše za nas.  Najčešće sve stvari i događaje posmatramo kao urgente i važne, pa onda dolazi do blokade i izgaranja.

Ono što bi bilo idealno je da su sve četiri grupe zastupljene u istoj meri, i da se svima bavimo u istoj meri. Ukoliko se bavimo samo neurgentnim i nevažnim zadatacima, gubićemo vreme, ukoliko se bavimo samo urgentim i bitnim, funkcionisaćemo pod ogromnim pritiskom, ukoliko se bavimo samo bitnim, ali neurgentnim, biće nam potrebna disciplina i samokontrola da ih završimo na vreme (i da se ne desi da ostavimo sve za poslednji trenutak pa odjednom imamo gomilu hitnih i bitnih obaveza).

Zato je vrlo bitno sve stvari staviti u kontekst, a Šema za upravljanje vremenom koju je osmislio Stiven Kovej je moćna alatka za to!

Kako primeniti Šemu za upravljanje vremenom
i uspešno se organizovati u 3 koraka

 

Šema za upravljanje vremenom je nešto što koristim u praksi, što je i moj glavni klijent počeo da primenjuje i što preporučujem polaznicima kursa Rezilijentost za studente, čiji sam ko-autor.

Ovde ću ukratko objasniti kako sam Šemu prilagodio svojim potrebama i nadam se da će i vama biti korisna, a za sva dodatna pitanja sam uvek dostupan na mrežama ili u komentarima.

 

1. korak: priprema

 

Za šemu bukvalno već imate sve što je potrebno. Treba da napravite tabelu, ispod tabele kolone za 7 dana, a sa desne strane prostor za projekte odnosno veće celine kojima se bavite (npr. škola ili studije, posao, klijent taj i taj, hobi, sport…) Ja za to koristim Google Spreadsheet jer mi je plan onda uvek dostupan. Kao što sam obećao, besplatnu, već napravljenu Šemu za upravljanje vremenom sa dodatnim poljima preuzmite ovde i sačuvajte na svoj kompjuter ili Google Drive.

2. korak: stavljanje stvari u perspektivu

 

Izlistajte obaveze po oblastima sa desne strane, ne morate da mnogo razmišljate i da ih procenjujete – bukvalno ih unosite jednu ispod druge. Kada ste ispisali obaveze, rasporedite ih sa leve strane u Šemu za upravljanje vremenom Stivena Koveja. Slobodno koristite različite boje, boldove i sl. da ih označite.

 

3. korak: bacite se na posao

 

Ja volim da iskoristim prostor ispod šeme da organizujem svoje zadatke po danima za narednu nedelju, a takođe možete da ih vežete za kalendar na mobilnom, svoj planer i sl.

Prilagođavajte Šemu sebi, koristite boje, komentare, boldove i srećno! Ako vam je Šema korisna – podelite članak sa drugima :)

 

[tweetthis]Sve treba staviti u kontekst, a Šema za upravljanje vremenom Stivena Koveja je savršena alatka za to![/tweetthis]

  •  
    159
    Shares
  •  
  •  
  • 159
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Leave a Reply